Ви знаєте, скільки журналів веде командир батальйону? За даними ZN.UA, 32. Так, 32 бюрократичні журнали.

Уявімо собі, що військовослужбовець під час штурму отримав серйозну травму, наприклад від вибуху міни чи снаряду. Здається, найголовнішим у цій ситуації є порятунок його життя та здоров’я, зокрема домедична допомога, евакуація, лікування в шпиталі й реабілітація. 

Але хоч як дивно, зусилля, спрямовані на збереження життя та здоров’я військового, виглядають дріб’язком на тлі того, яка “війна” ведеться у зв’язку з цим “на папері”. Подібних прикладів, коли без ще одного журналу реєстрації журналів ніяк не обійтися, можна навести безліч. Адже проблема паперотворчості зачіпає широкий спектр питань армійського управління.

“Паперові” бойові дії

Отже, почнемо з прикладу. Військового поранено, його командир має доповісти про це до штабу військової частини. В свою чергу військова частина має виготовити довідку про обставини травми, щоб закріпити факт отримання поранення саме під час ведення бойових дій і з метою “захисту Батьківщини”. Але для цього від військової частини вимагають провести службове розслідування.

Щоб провести службове розслідування, командир пораненого бійця повинен написати рапорт (або, “цивільною” мовою, заяву), який стане підставою для того, аби штаб підготував наказ командира частини про проведення розслідування.

Наказ, перед підписанням командиром, має пройти погодження щонайменше у трьох-чотирьох посадових осіб штабу. В наказі для проведення розслідування командир призначає когось із офіцерів частини (і це не може бути особа, яка погоджує наказ, тобто додається п’ятий учасник процесу).

У подальшому цей офіцер має скласти акт про проведення службового розслідування, в якому відобразити всі документи, що стосуються пораненого військового, від призначення його на посаду в військовій частині до підстав перебування в зоні бойових дій; описати обставини його поранення, зібравши для цього письмові пояснення від тих, хто був поряд, і перевірити, чи не було порушено правил техніки безпеки (носіння бронежилета, шолома) або правил несення служби (хоч би як дивно це звучало, але це означає, чи не вживав поранений військовий перед цим алкогольних напоїв або наркотичних речовин).

Далі акт про проведення службового розслідування має бути затверджений у командира військової частини, а штаб повинен підготувати вже другий наказ — про результати службового розслідування, так само завізований трьома-чотирма посадовими особами штабу. І тільки після цього начальник медичної служби готує довідку про обставини травми, яку теж підписує у командира частини.

У свою чергу відсутність цієї купи паперів може призвести до того, що висновок військово-лікарської комісії не пов’яже поранення із “захистом Батьківщини”, а отже, поранений не отримає державної підтримки.

Якщо вам здається, що цього вже достатньо, то ні. Військового, який відправився на лікування, треба зняти з харчування в частині, тому його потрібно зазначити в окремому наказі. Якщо військовий після лікування отримає відпустку по реабілітації, його знову необхідно відмітити в окремому наказі. Для виплати військовому винагороди за безпосередню участь у бойових діях (на яку він має право під час перебування на лікуванні та реабілітації після лікування) його потрібно зазначити ще в одному наказі.

Підставою для того, щоб внести військового до цих наказів, є що? Так, можливо, ви вгадали — рапорти командира його підрозділу. Після повернення з лікування/реабілітації вже сам військовий має написати рапорт, що він приступив до виконання обов’язків, і його знову потрібно внести до відповідного наказу.

Проте “паперові” бойові дії на цьому все ще не скінчились. Як правило, поранення бійця супроводжується й матеріальними втратами — зброї, рації, пошкодженням бронежилета чи каски. Таке майно підлягає списанню, в іншому разі у військової частини виникає недостача майна, за яку можна понести відповідальність у п’ятикратному грошовому розмірі (і якщо такого багато, то аж до кримінальної).

Так от, для того щоб списати таке майно, потрібно знову — подати рапорти, призначити службове розслідування, вивчити документи, зібрати пояснення, затвердити акт, видати наказ про результати службового розслідування і тільки потім почати власне списання пошкодженого або втраченого майна.

І, як вишенька на торті, абсолютно всі згадані документи мають бути виготовлені на папері та зареєстровані в паперових журналах, а журнали, в яких вони реєструються, — зареєстровані в журналі реєстрації журналів.

Простий підрахунок показує, що кожен випадок поранення породжує десятки паперових документів — донесення, рапорти, накази, акти, і до виготовлення цих документів залучено кількість осіб, яка мало не перевищує кількості тих, хто займається безпосередньо наданням медичної допомоги пораненому.

У чому проблема

Тобто будь-які записи в військовому квитку чи постанова військово-лікарської комісії — це лише фінальний штрих довгого шляху ходіння по “паперових” муках. Паперова бюрократія у військових частинах стала великим тягарем, особливо під час ведення війни.

Військові частини, що безпосередньо ведуть бойові дії, витрачають значні ресурси на забезпечення паперового документування своєї життєдіяльності. Це не тільки постійна необхідність у самому папері, друку та зберіганні документів, але й потреби охорони від несанкціонованого доступу, в комп’ютерній техніці, електроенергії для її роботи та зв’язку для обміну документами.

Повільна обробка й передача інформації через паперові документи ускладнює оперативність реагування та прийняття рішень. Існує великий ризик втрати або пошкодження важливих документів, особливо для тих штабів, які розташовані близько до районів активних бойових дій.

Помилки, які можуть виникнути під час заповнення паперових документів, призводять до затримок, необхідності повторного випуску документів і додаткового навантаження на персонал. Багато військовослужбовців роздратовані необхідністю витрачати час на забюрократизовані процедури, які не входять до їхнього безпосереднього функціоналу.

Окрім цього, існують реальні наслідки для людей, які стикаються з проблемами через паперову бюрократію. Випадок демобілізованого військовослужбовця, який уже понад рік чекає довідку про обставини травми, оскільки частина не може завершити службове розслідування, — не поодинокий, їхня кількість вимірюється, найшвидше, сотнями, якщо не тисячами.

Журнал реєстрації журналів

Військові частини продовжують вести облік своїх військовослужбовців у паперових журналах і наказах. Це стосується не тільки щоденного обліку, а й звичайних для військових подій, таких як відпустки або відрядження. Наприклад, процес оформлення відпустки або відрядження включає в себе оформлення щонайменше двох рапортів, двох наказів, оформлення на бланку посвідчень і реєстрації кожного з цих документів у окремих журналах.

Кожен документ також потребує підписів, погоджень та звірки у різних службових осіб. Це не лише збільшує шанси на помилки, але й забирає час, який міг би бути використаний для виконання первинних обов’язків, а також сповільнює процес до абсурду. Практичний приклад, коли військовослужбовець у перший день своєї відпустки не може поїхати тільки через те, що протягом якогось часу відсутня одна з осіб, що бере участь в оформленні йому відпускного квитка.

Будь-яке порушення дисципліни призводить до створення численних паперових донесень, доповідей і наказів. Кожен такий випадок потребує великої кількості часу та зусиль для документування, що відволікає від основних завдань. Практичний приклад: попри те, що за вживання спиртних напоїв військовослужбовець уже поніс покарання у вигляді протоколу про військове адміністративне правопорушення, і суд вже встигнув винести рішення про накладання штрафу, від частини все одно вимагали проведення службового розслідування, хоча за даних обставин насправді розслідувати вже нічого.

Шлях до змін

На перший погляд може здатися, що перехід від паперових документів до електронних автоматично приведе до оптимізації робочих процесів. Однак це далеко не так. Адже суть бюрократії полягає не в формі документів, а в їхньому змісті та процедурах обробки.

Навіть якщо ми замінимо паперові форми на електронні, але залишимо застарілі процедури, це не сприятиме суттєвим поліпшенням. Саме розробка/виготовлення/погодження/візування/затвердження/підписання командиром (а часто й іншими — до п’яти — посадовими особами частини) рапортів, наказів, актів, пояснень, довідок, донесень тощо займає 99% часу.

Додатково електронізація без оптимізації процесів може навіть ускладнити роботу. Наприклад, електронні документи потребують нових засобів захисту, архівації та резервного копіювання. Начальникам різного рівня, мабуть, за таких обставин буде страшно подумати про те, до якого обсягу додаткової роботи (знову: рапорти, накази, службові розслідування, акти, донесення, списання) може призвести втрата флешки з службовим ЕЦП.

Тому справжній перехід до електронізації потребує не тільки зміни формату документів, а й оптимізації всієї системи документообігу.

Під час війни, коли штаби та командири різних рівнів зайняті підготовкою, плануванням і веденням операцій, єдиний, хто може впровадити зміни до документообігу, — це власне розробник процедур, тобто Міністерство оборони.

Отже, Міністерству оборони паралельно із впровадженням цифрового середовища військового документообігу, що вже давно назріло, варто зосередитися на супутніх не менш важливих завданнях. Ці завдання мають включати передусім технічне забезпечення та захист інформації. Зокрема, для успішної цифровізації необхідна комп’ютерна техніка. Наявності лише 10—15 ноутбуків у військовій частині недостатньо навіть для ефективної роботи штабу, не кажучи вже про інші підрозділи.

Оптимізація процесів. Першочергово необхідно вивчити всі існуючі процедури документального забезпечення життєдіяльності військових частин і визначити, які з них є застарілими, надмірно складними або непотрібними. Це допоможе зменшити кількість документів і спростити їхню обробку.

Централізація даних. Централізоване зберігання даних відіграє критичну роль у сучасних цифрових системах. У контексті військової сфери, де ієрархія та точність інформації є вирішальними, такий підхід може стати революційним. Традиційні “паперові” процедури призводять до децентралізації інформації, коли важливі дані зберігаються безпосередньо в окремих військових частинах. Це не тільки ускладнює доступ до інформації, а й може призвести до непорозумінь, як у випадку з військовими, які отримують повістки від ТЦК під час активної служби на передовій.

Зворотний зв’язок із військовослужбовцями. Щоб зрозуміти, які зміни дійсно потрібні, важливо регулярно консультуватися з тими, хто безпосередньо стикається з проблемами бюрократії на передовій.

І наостанок навчання та підготовка персоналу. Щоб новий порядок запрацював ефективно, військовослужбовці мають знати, як його використовувати. 

Роберт ЗЕЛДІ, експерт з митних справ, партнер Delta International Law zn.ua